AIが勝手に上位記事を調査し、見出しを組み立て、本文を書き、画像を挿入し、WordPressへ。私たちはただボタンを押して、完成した記事を確認するだけの時代です。#PR
Notionのタスク管理について調べると、「データベースの作り方」や「便利な機能」を詳しく紹介する記事がたくさん見つかります。
ただ、初心者が本当に知りたいのは、すべての機能を覚えることではありません。
**「最初に何を設定すればいいのか」「どこまで作れば十分なのか」「どうすれば挫折せず続けられるのか」**という、もっと手前の部分ではないでしょうか。
この記事では、Notionを使いこなす方法ではなく、Notion初心者がタスク管理を最小構成で始め、迷わず続けるための使い方に絞って解説します。
難しい自動化や複雑なデータベース設計は後回しです。
まずは「タスク名・ステータス・期限・優先度・カテゴリー」の5項目だけで、今日から使える形を作ります。
「Notionのタスク管理は難しそう」「何を作ればいいかわからず止まっている」という人は、この記事の通りに進めれば、作り込みすぎず実用的なタスク管理を始められます。
以下が完成版です。検索キーワード「Notion タスク管理 使い方 初心者」を軸に、初心者が実際に手を動かせる流れでまとめています。
1. Notionでタスク管理を始める前に知っておきたい基本
Notionのタスク管理は何が便利？初心者向けにわかりやすく解説
Notionでタスク管理をする最大の魅力は、「やることを書く場所」と「整理する場所」をひとつにまとめられることです。
一般的なToDoアプリでは、「タスク名」「期限」「完了したかどうか」といった情報を管理するのが中心です。一方、Notionではタスクそのものを1つのページとして扱えるため、そのタスクの中にメモ、参考URL、打ち合わせ内容、画像、チェックリストなども追加できます。
たとえば「ブログ記事を書く」というタスクを登録したとします。
普通のToDoリストなら、
「ブログ記事を書く 9月10日まで」
と表示されて終わりです。
Notionなら、そのタスクを開いたページの中に、
-
記事の構成
-
参考にするサイト
-
調べたいキーワード
-
使用する画像
-
執筆時の注意点
までまとめられます。
つまり、「何をするか」だけではなく、「その仕事を進めるために必要な情報」も同じ場所に置けるわけです。
さらに、Notionのデータベースでは同じタスク情報をテーブル、ボード、カレンダーなど複数の形で表示できます。データをコピーして別々に管理する必要はありません。ひとつのデータベースに登録したタスクを、目的に合わせて見せ方だけ変えられます。
ただし、便利だからといって最初からすべての機能を使う必要はありません。
初心者なら、まずは「タスク名・状態・期限」の3つから始めれば十分です。
Notionは高機能だから難しいのではなく、「使える機能が多いため、最初に何を使えばいいのかわかりにくい」ツールです。
必要なものだけ使えば、意外なほどシンプルにタスク管理を始められます。
「ページ」と「データベース」の違いを理解しよう
Notionを使い始めた人が最初につまずきやすいのが、「ページ」と「データベース」の違いです。
難しく考える必要はありません。
ページは「ノート」、データベースは「整理できる一覧表」と考えると理解しやすくなります。
たとえば普通のページに、
・資料を作る
・メールを返信する
・本を買う
と書けば、シンプルなToDoリストになります。
これでも数件程度の予定なら問題ありません。しかし、タスクが20件、50件、100件と増えてくると、「今日までのものだけ見たい」「仕事のタスクだけ見たい」「まだ終わっていないものだけ知りたい」といった要望が出てきます。
そこで便利なのがデータベースです。
Notionのデータベースでは、それぞれの項目がページとして存在し、さらに「期限」「ステータス」「優先度」などの情報をプロパティとして持たせることができます。Notion公式も、データベースを複数の方法で情報を整理・表示できるページの集合として説明しています。
たとえば、
| タスク名 | 状態 | 期限 |
|---|---|---|
| 見積書を作る | 進行中 | 9月7日 |
| 本を買う | 未着手 | 9月9日 |
| ブログを書く | 完了 | 9月5日 |
という形にできます。
しかも「見積書を作る」という行を開けば、その中は普通のNotionページです。必要な資料やメモを書けます。
これがNotionの面白いところです。
表として一覧管理できるのに、一つひとつの項目は独立したページとして使えるのです。
初心者のうちは「普通のメモ＝ページ」「検索や絞り込みをしたい一覧＝データベース」と覚えておけば十分でしょう。
タスク管理に最低限必要な項目はこの5つ
Notionでタスク管理を始めると、「せっかくだから細かく管理したい」と考えてしまいがちです。
しかし、最初から10個も20個も項目を作る必要はありません。
初心者なら、次の5つがあれば十分です。
| 項目 | 用途 | 例 |
|---|---|---|
| タスク名 | 何をするか | 見積書を送る |
| ステータス | 現在の状態 | 未着手・進行中・完了 |
| 期限 | いつまでか | 9月10日 |
| 優先度 | 重要度 | 高・中・低 |
| カテゴリー | 分類 | 仕事・勉強・私生活 |
特に大切なのは「タスク名・ステータス・期限」です。
Notionには通常のデータベースをタスク用データベースに変換する仕組みがあり、公式のタスクデータベースでは「ステータス」「担当者」「期日」が重要なプロパティとして扱われています。
個人で使う場合、担当者は自分だけなので省略して構いません。
そして「優先度」と「カテゴリー」を足すと、かなり使いやすくなります。
たとえば今日が期限の仕事が5つ並んでいても、優先度が「高・中・低」に分かれていれば、何から取りかかればよいか判断しやすくなります。
カテゴリーがあれば、「仕事だけ」「勉強だけ」といった表示も簡単です。
反対に、開始日、作業時間、難易度、依頼者、進捗率、関連プロジェクトなどは、必要になってから追加すれば十分です。
Notionは後から項目を増やせます。
そのため最初から完璧な管理表を作るより、「毎日登録できるシンプルさ」を優先しましょう。
使われない高機能な管理表より、毎日使う5項目だけの管理表のほうが、ずっと役に立ちます。
ToDoリストとタスク管理データベースは何が違う？
「わざわざデータベースを作らなくても、チェックボックスでよくない？」と思う人もいるでしょう。
その考えは間違いではありません。
買い物リストや今日だけの予定なら、チェックボックス形式のToDoリストで十分です。
たとえば、
☐ 牛乳を買う
☐ ゴミを出す
☐ メールを返信する
といった内容なら、複雑な管理は必要ありません。
一方、仕事や勉強など、数日から数か月にわたってタスクが増えていく場合はデータベースが便利です。
最大の違いは「整理できるかどうか」です。
データベースなら、
「期限が今日のものだけ表示」
「完了済みを非表示」
「仕事カテゴリーだけ表示」
「優先度が高い順に並べる」
といった操作ができます。
Notionではプロパティに基づいてフィルターや並べ替えを設定でき、同じデータベースでも表示方法ごとに条件を変えられます。
つまり、
ToDoリスト＝その場で消化する簡単な予定
タスク管理データベース＝増えていく予定を整理しながら管理する仕組み
と考えるとわかりやすいでしょう。
もちろん、どちらか一方だけを使う必要もありません。
「今日スーパーで買うもの」はチェックボックス、「今月中に進める仕事」はデータベース、という使い分けもできます。
ポイントは、何でもNotionで複雑に管理しようとしないことです。
整理する必要があるものだけデータベースに入れる。それくらいの感覚が長続きします。
初心者ほど「最初から作り込みすぎない」ほうがうまくいく理由
Notionの活用例をSNSやYouTubeで見ると、おしゃれなダッシュボードや細かく作り込まれた管理画面がたくさん出てきます。
見ると、自分も同じものを作りたくなるでしょう。
しかし、初心者ほど真似しすぎないことをおすすめします。
理由は簡単です。
管理項目が増えるほど、「タスクを登録する作業」そのものが面倒になるからです。
たとえば1件追加するたびに、
-
タスク名
-
期限
-
開始日
-
優先度
-
カテゴリー
-
プロジェクト
-
所要時間
-
進捗率
-
担当
-
タグ
まで入力するとします。
毎回これを入力するのは大変です。
そのうち、「Notionを開くのが面倒だから頭で覚えておこう」となります。
これでは本末転倒です。
最初は、
①タスク名
②状態
③期限
だけでも構いません。
1〜2週間使ってみて、「仕事とプライベートを分けたい」と思ったらカテゴリーを追加します。
「重要な仕事が埋もれる」と感じたら優先度を追加します。
このように、不便を感じてから項目を足すのがポイントです。
Notionは後からプロパティを作成・編集できます。そのため、最初に完成形を決める必要はありません。
タスク管理の目的は、きれいな画面を作ることではありません。
「忘れない」「迷わない」「期限に間に合わせる」ことです。
見た目より、毎日続けられる仕組みを先に作りましょう。
2. 【初心者向け】Notionでタスク管理データベースを作る方法
STEP1：新しいページを作ってデータベースを追加する
ここから実際に作っていきましょう。
まずNotionを開き、新しいページを作ります。
ページ名は「タスク管理」「My Tasks」「やることリスト」など、自分がわかりやすい名前なら何でも構いません。
新しいページからデータベースを作成する場合は、表示される選択肢からテーブルを選ぶ方法があります。また、既存ページの中で「/database」と入力してデータベースを追加する方法もあります。Notion公式でも、新規ページからテーブルを選択する方法とスラッシュコマンドを利用する方法が案内されています。
初心者には、まずテーブル形式がおすすめです。
理由はExcelやGoogleスプレッドシートに近く、「横が項目、縦がタスク」という構造を直感的に理解できるからです。
データベースを作ると、最初の列には名前を入力する場所があります。
ここがタスク名になります。
たとえば、
-
取引先にメールする
-
英単語を30個覚える
-
電気代を支払う
などと入力してみましょう。
なお、途中で「ページ全体をデータベースにしたかったのに、ページの中に作ってしまった」ということがあっても、初心者の段階では気にしなくて大丈夫です。
重要なのは構造を理解することです。
まずはテーブルをひとつ作り、3件ほどタスクを登録してみてください。
空の管理画面を眺めながら設定するより、仮のタスクが入っているほうが、「この項目は必要だな」「これはいらないな」と判断しやすくなります。
STEP2：「タスク名・ステータス・期限」を設定する
次はタスク管理の中心になる3項目を整えます。
まず1列目は「タスク名」です。
ここには、「仕事」「勉強」のような大きな分類ではなく、「何をすれば完了なのか」がわかる言葉を書きます。
悪い例は「資料」です。
これでは何をするのかわかりません。
「会議資料を作成する」のように、動作まで書くと迷いにくくなります。
次に「ステータス」を追加します。
初心者なら、
-
未着手
-
進行中
-
完了
の3段階で十分です。
細かく「確認待ち」「保留」「レビュー中」などを追加するのは、必要になってからで構いません。
最後に「期限」を追加します。
プロパティの種類は日付を使います。
ここまでできれば、最低限のタスク管理は完成です。
| タスク名 | ステータス | 期限 |
|---|---|---|
| 会議資料を作る | 進行中 | 9月8日 |
| 本を注文する | 未着手 | 9月10日 |
| メール返信 | 完了 | 9月5日 |
Notionには、通常のデータベースをタスクデータベースとして設定する機能もあります。その場合はステータス、担当者、期日のプロパティを対応させます。個人利用なら担当者を細かく使わなくても、通常のデータベースだけで十分実用的な管理ができます。
最初の目標は「高機能なシステムを完成させること」ではありません。
今日やるべきことと、その期限がわかる状態を作ること。
ここをクリアできれば成功です。
STEP3：「優先度・カテゴリー」を追加して整理しやすくする
基本の3項目ができたら、次に「優先度」と「カテゴリー」を追加しましょう。
優先度は、
-
高
-
中
-
低
の3つで十分です。
ここで大切なのは、「全部を高にしないこと」です。
本当に今日やらないと困るものや、影響が大きいものだけを「高」にします。
たとえば、
「今日17時までに取引先へ提出」→ 高
「今週中に読んでおきたい資料」→ 中
「時間があれば整理したいフォルダ」→ 低
というイメージです。
次にカテゴリーを作ります。
個人利用なら、
-
仕事
-
勉強
-
家事
-
プライベート
程度でスタートすると使いやすいでしょう。
カテゴリーを設定しておくと、後から「仕事だけ表示する」といった絞り込みが簡単になります。
Notionではセレクトやマルチセレクトなどさまざまなプロパティを追加でき、選択肢の順番も自分で整えられます。並べ替えでは、その選択肢の順序を利用することもできます。
ここでの注意点は、タグを増やしすぎないことです。
「仕事」「会社」「業務」「重要案件」のように似たカテゴリーが増えると、登録するときにどれを選べばよいかわからなくなります。
カテゴリーは「迷わず選べる数」にします。
この5項目まで整えば、初心者向けのタスク管理表としてはかなり完成度が高くなります。
あとは実際に使いながら、自分に必要なものだけ足していきましょう。
STEP4：実際のタスクを登録して使ってみる
設定が終わったら、実際の予定を5〜10件ほど登録してみましょう。
ここで大切なのは、架空の予定だけではなく「本当に今やる必要があること」を入れることです。
たとえば、
| タスク名 | 状態 | 期限 | 優先度 | カテゴリー |
|---|---|---|---|---|
| 見積書を送る | 未着手 | 9/7 | 高 | 仕事 |
| 英単語を30個覚える | 進行中 | 9/8 | 中 | 勉強 |
| 部屋を掃除する | 未着手 | 9/9 | 低 | 家事 |
| 電気代を支払う | 未着手 | 9/6 | 高 | 私生活 |
という具合です。
入力するときのコツは、タスク名を小さくすることです。
「資格の勉強をする」では大きすぎます。
「テキスト第3章を読む」
「問題集10〜20問を解く」
というようにすると、完了条件がはっきりします。
また、Notionのデータベースでは各タスクをクリックするとページとして開けます。そこにメモや参考情報を入れられるため、「別のノートを探しに行く」という手間も減らせます。
たとえば「見積書を送る」というタスクのページには、
・相手の会社名
・金額の確認事項
・添付する資料
・メール文案
などを書いておくと便利です。
ここまで使ってみると、Notionが単なる表ではない理由がわかってきます。
タスク一覧は「入口」であり、必要なら一つひとつのタスクの中に詳しい情報まで入れられるのです。
STEP5：初心者向けタスク管理データベースの完成形を確認する
初心者向けの完成形は、驚くほどシンプルです。
基本形は次の5列です。
| プロパティ | おすすめ設定 |
|---|---|
| タスク名 | 名前 |
| ステータス | 未着手・進行中・完了 |
| 期限 | 日付 |
| 優先度 | 高・中・低 |
| カテゴリー | 仕事・勉強・家事など |
ここまで作れれば、まずは十分です。
「これだけでは簡単すぎない？」と思うかもしれません。
しかし、タスク管理で重要なのは項目数ではなく、「必要な情報がすぐ見えること」です。
朝Notionを開いて、
「今日までの仕事は何か」
「一番優先すべきものは何か」
「どこまで終わっているか」
が数秒でわかるなら、その管理表は役目を果たしています。
さらに便利にしたくなったら、担当者、プロジェクト、開始日などを後から追加できます。
Notionではデータベースの設定からプロパティの作成・編集ができ、必要に応じてサブアイテムや依存関係なども有効にできます。
初心者がやりがちなのは、「完成してから使おう」とすることです。
しかしNotionは、使いながら育てるほうがうまくいきます。
今日の予定を登録する。
翌日、不便を感じたら1か所だけ直す。
1週間後、不要な項目があれば消す。
この繰り返しで、自分専用の管理システムになっていきます。
3. Notionのタスク管理を一気に使いやすくするビュー・フィルター活用術
テーブルビューで全タスクをまとめて確認する
まず残しておきたいのが「すべてのタスク」を見るためのテーブルです。
これは管理画面の土台になります。
Notionでは、ひとつのデータベースを複数の表示方法で見ることができます。新しく別の表を作り直す必要はありません。
たとえば元のデータベースに100件のタスクがあったとして、
-
すべて
-
今日
-
仕事
-
カレンダー
という4種類の表示を作っても、元データは1つです。
どこかで「見積書を送る」を完了にすれば、ほかの表示にも反映されます。
初心者におすすめなのは、最初のテーブルを「すべて」にしておくことです。
ここではフィルターをかけすぎず、登録されているタスクを確認できる状態にします。
ただし、完了済みが何百件も並ぶようになったら、「完了以外だけ表示する」という条件を付けてもよいでしょう。
また、表示する列も絞れます。
普段確認するのが、
タスク名
ステータス
期限
優先度
だけなら、その4つを見える状態にし、あまり使わない情報は隠します。
情報は多ければ便利というものではありません。
画面を見た瞬間に「次に何をするか」がわかることが大切です。
テーブルは細かい設定を確認する場所、ボードやカレンダーは状況を視覚的に見る場所、と役割を分けるとNotionがかなり扱いやすくなります。
ボードビューで「未着手・進行中・完了」を見える化する
タスクの進み具合を直感的に確認したい人には、ボード形式が便利です。
ボードではタスクをカードのように表示し、ステータスごとにグループ化できます。
イメージは次のようになります。
| 未着手 | 進行中 | 完了 |
|---|---|---|
| 見積書作成 | ブログ執筆 | メール返信 |
| 本を注文 | 試験勉強 | 請求書送付 |
どこに仕事がたまっているのかが一目でわかります。
たとえば「進行中」に10件も並んでいるなら、一度に手を広げすぎている可能性があります。
反対に、完了列にカードが増えていくのを見ると、「今週これだけ進めた」という達成感も得られます。
Notionでは同じデータベースに新しい表示方法を追加でき、レイアウトやグループ化などを個別に設定できます。 (Notion)
ポイントは、ボード用に別のデータベースを作らないことです。
「一覧表」と「ボード」を別々に作ると、同じタスクを2回更新しなくてはいけません。
Notionではひとつのデータを違う角度から見ることができます。
これは初心者がぜひ覚えておきたい考え方です。
タスク管理が面倒になる大きな原因は「二重入力」です。
元データは1つ。
見せ方だけ変える。
この仕組みを利用すると、Notionの便利さを実感できるでしょう。
カレンダービューで締め切りをひと目で確認する
期限を守ることが重要な人には、カレンダー表示がおすすめです。
テーブルでは、
「9月7日」
「9月8日」
「9月12日」
という数字を読む必要があります。
カレンダーにすると、「今週のどこに仕事が集中しているか」を視覚的に確認できます。
たとえば月曜日に1件、火曜日に1件、水曜日に6件のタスクがあるなら、「水曜日は予定を詰め込みすぎている」とすぐわかります。
Notionではカレンダーもデータベースの表示方法のひとつです。日付に紐づいた項目をカレンダー上で確認でき、日付部分から新しい項目を追加することもできます。
おすすめなのは、週の初めにカレンダーを見る習慣です。
「この日に全部やる」のではなく、「この日までに終わらせる」という考え方で期限を確認します。
期限の前日に少し作業する。
重いタスクなら数日前から始める。
そうするだけでも締め切り直前のバタバタを減らせます。
ただし、すべてのタスクに無理やり期限を付ける必要はありません。
「いつか読みたい本」まで日付を決めると、カレンダーが予定でいっぱいになります。
締め切りがあるもの、忘れると困るものを中心に期限を付けると、見やすいカレンダーを保てます。
「今日やること」だけを表示するフィルター設定
タスクが増えてくると、一覧を見るだけで疲れるようになります。
50件のタスクが登録されていても、今日やる必要があるのは5件だけかもしれません。
そこで「今日」という表示を作ります。
考え方は簡単です。
期限が今日に該当するタスクだけが表示されるように条件を設定します。
さらに「ステータスが完了ではない」という条件を組み合わせれば、今日終わっていないものだけを見る画面が作れます。
Notionではプロパティをもとに表示対象を絞り込めます。複数条件を使った高度な絞り込みにも対応しています。 (Notion)
たとえば朝は、この「今日」だけを見ればよくなります。
50件全部を眺めて、
「何からやろう？」
と考える必要がありません。
重要なのは、データを消したわけではないことです。
ほかのタスクは元のデータベースに残っています。
今必要なものだけ見せているだけです。
この考え方はNotionのタスク管理で非常に重要です。
情報を増やしたら、同時に「見えなくする仕組み」も作る。
そうしないと、便利なはずのデータベースが巨大な一覧表になってしまいます。
「すべて」「今日」「今週」くらいの表示を用意するだけでも、日常の使いやすさは大きく変わります。
優先度や期限で並べ替えて「次にやること」を迷わなくする
今日のタスクが5件表示されても、「結局どれから手を付けるの？」という問題が残ります。
そこで並べ替えを利用します。
おすすめは、
-
優先度
-
期限
の順で考えることです。
まず重要度の高いものを上にし、その中でも期限が近いものを先に表示します。
Notionでは複数の並べ替え条件を設定でき、その適用順も変更できます。セレクト型の項目については、選択肢そのものの順番を基準として並べ替えられます。
たとえば、
高：今日17時まで
高：明日まで
中：今日まで
低：今日まで
なら、上から対応するだけで判断の回数が減ります。
タスク管理で意外と疲れるのが「選ぶ作業」です。
仕事をする前に、
「何からやろう」
「これは後でもいいかな」
「こっちのほうが重要かも」
と毎回考えていると、それだけで集中力を使います。
Notionの役割は記録することだけではありません。
「次にやることを判断しやすくする」ことにもあります。
朝に一度整理したら、日中は上から進める。
それくらい単純な仕組みにすると、タスク管理が仕事そのものを邪魔しなくなります。
4. Notionタスク管理が続かない原因と初心者でも習慣化できるコツ
項目を増やしすぎるとタスク登録が面倒になる
Notionを使い始めた直後は、いろいろな項目を作りたくなります。
しかし、タスク管理が続かなくなる原因のひとつが「入力項目の多さ」です。
たとえば、
「コンビニで切手を買う」
という簡単な予定を登録するだけなのに、
カテゴリー
優先度
期限
開始日
所要時間
関連プロジェクト
進捗率
タグ
まで設定する必要があったらどうでしょう。
数秒で済むはずの登録に1分以上かかります。
これが1日に10件あれば、管理するだけで時間を使ってしまいます。
そこでおすすめなのが「空欄OKルール」です。
タスク名だけ登録してもいい。
期限があるものだけ期限を入れる。
本当に重要なものだけ優先度を設定する。
このくらい緩くしておきます。
Notionでは後から情報を追加・編集できるため、登録時点ですべてを確定させる必要はありません。
また、使っていない項目があれば削除するか、普段の画面から隠すのも有効です。
タスク管理は「情報をたくさん記録する競技」ではありません。
必要なことを忘れず、予定通り行動するための道具です。
1か月使って一度も利用しなかった項目は、本当に必要なのか考えてみましょう。
減らすほど使いやすくなることもあります。
「今日やること」が多すぎると管理しても意味がなくなる
Notionを完璧に設定しても、今日のタスクが20件あればなかなか終わりません。
これはツールの問題ではなく、予定の立て方の問題です。
「今日やること」に、
メール返信
資料作成
会議
読書
勉強
買い物
部屋の掃除
動画編集
ブログ執筆
運動
と大量に入っていたら、見るだけで疲れてしまいます。
おすすめは「今日絶対に終わらせたいもの」を3つ程度決めることです。
もちろん仕事の量によって変わりますが、「全部重要」という状態は避けましょう。
たとえば、
最重要① 見積書を提出
最重要② 会議資料を完成
最重要③ 電気料金を支払う
の3つを先に決めます。
残りは終わったら進めます。
Notionの優先度や絞り込みを使うと、「全部の予定」と「今やる予定」を分けて表示できます。
これは心理的にも大きな違いがあります。
30件並ぶ画面を見ると、「まだこんなにある」と感じます。
3件だけなら、「まずこれを終わらせよう」と考えやすくなります。
タスク管理が上手な人は、すべてを覚えている人ではありません。
今考えなくていいことを、安心して見えない場所に置ける人です。
Notionはそのための道具として使うと非常に便利です。
毎朝3分・毎晩3分のタスク整理ルールを作る
どんな管理システムでも、更新しなければ役に立たなくなります。
そこでおすすめなのが「毎朝3分・毎晩3分」の整理です。
朝は次の3つを確認します。
-
今日が期限のもの
-
期限を過ぎているもの
-
今日優先したいもの
これだけで構いません。
優先度を調整し、今日取り組むものを決めます。
夜は、
-
終わったものを完了にする
-
終わらなかったものの期限を見直す
-
新しく発生した予定を追加する
という作業をします。
重要なのは、完璧に整理しようとしないことです。
3分で終えるくらいがちょうどいいでしょう。
タスク管理は、一度きれいに作ることより「現在の状況と一致していること」が重要です。
昨日終わった仕事がまだ進行中になっていたり、期限が変わったのに古い日付のままだったりすると、次第にNotionを信用できなくなります。
そして「どうせ正しくないから見なくていい」となります。
逆に、毎日少しだけ更新されていれば、「Notionを見れば今やることがわかる」という安心感が生まれます。
この状態になると、頭の中で予定を覚え続ける必要が減ります。
Notionを「記録する場所」ではなく、「毎朝確認する仕事の入口」にすると習慣になりやすいでしょう。
完了したタスクを消さずに残すメリット
タスクが終わると、削除したくなる人もいるでしょう。
しかし、基本的には削除せず「完了」にすることをおすすめします。
理由は記録が残るからです。
たとえば1か月後に、
「あの資料を提出したのはいつだった？」
「あの作業は先月終わっていたかな？」
と確認したくなることがあります。
完了した瞬間に削除していたら確認できません。
一方、ステータスを完了にして残しておけば、必要なときに検索できます。
普段の画面では、完了済みを絞り込みで隠しておけば邪魔にもなりません。Notionでは表示条件によって特定の項目を見せないようにできるため、「削除せず、普段は表示しない」という運用ができます。
もうひとつのメリットは、達成量を振り返れることです。
「今月は何もできなかった」と感じる月でも、完了済みの一覧を見ると、
資料を8本作った
本を3冊読んだ
役所の手続きを終えた
部屋を整理した
など、自分が進めた仕事に気づけます。
ただし、不要なテストデータや間違えて作った項目まで残す必要はありません。
「後から役に立つ可能性がある実際のタスク」は完了として残し、「意味のないデータ」は削除する。
この区別をすると、管理がすっきりします。
スマホでもサッと追加できる運用にして挫折を防ぐ
タスクはパソコンの前にいるときだけ発生するわけではありません。
電車の中で思い出したり、買い物中に用事が増えたり、誰かと話している最中に「あとでやろう」と思ったりします。
その瞬間に登録できないと、忘れてしまいます。
そこで重要なのが、「とりあえず入れる場所」を決めておくことです。
おすすめは、新しく思いついたタスクをすべて同じデータベースに追加すること。
登録時はタスク名だけでも構いません。
たとえば移動中に、
「保険会社に電話」
だけ登録しておきます。
夜の整理時間に期限やカテゴリーを設定します。
こうすると、「その場で完璧に入力しなければならない」という負担がありません。
Notionのデータベースでは新しい項目を追加し、後から各プロパティを編集できます。
スマホ利用で最も避けたいのは、複雑な入力画面です。
毎回6項目、7項目と設定する必要があると、「あとでパソコンから入れよう」と思い、結局忘れます。
思いついたら名前だけ登録。
詳しい整理は後。
この2段階方式にすると、かなり続けやすくなります。
タスク管理では、入力の速さも立派な機能のひとつです。
5. テンプレートで時短！初心者向けNotionタスク管理のおすすめ構成
まずはこれだけでOK！シンプルなタスク管理テンプレート
初心者向けのテンプレートを作るなら、機能を増やすより「迷わないこと」を優先しましょう。
おすすめ構成は次の通りです。
基本プロパティ
| 名前 | 種類 |
|---|---|
| タスク | 名前 |
| ステータス | 未着手・進行中・完了 |
| 期限 | 日付 |
| 優先度 | 高・中・低 |
| カテゴリー | セレクト |
用意する表示
-
すべて
-
今日
-
未完了
-
カレンダー
これだけで十分実用的です。
Notion公式でも、データベースはテンプレートから作成できるほか、テーブルを作成してプロパティを追加する方法が紹介されています。
無料テンプレートを配布する場合も、「機能が多いほど価値が高い」とは限りません。
初心者にとって価値があるのは、
「開いてすぐ使える」
ことです。
テンプレートを複製したあと30分も説明書を読まなければ使えないなら、初心者には少し重すぎます。
理想は、
-
複製する
-
サンプルタスクを書き換える
-
今日から使う
という3ステップです。
説明を書く場合も、「この機能はこう使います」だけでなく、「迷ったらここだけ使えばOK」と書いておくと親切です。
Notionに慣れていない人ほど、「使わなくてもいい機能」がわかりません。
シンプルなテンプレートは、機能が少ないのではなく、迷う選択肢を減らしているのです。
仕事向けに使いやすいタスク管理テンプレート
仕事用では、個人用より少し情報を増やしても便利です。
おすすめは、
-
タスク名
-
ステータス
-
期限
-
優先度
-
プロジェクト
-
担当者
です。
特に複数人で使う場合は担当者が役立ちます。
Notionのタスクデータベースでは、ステータス、担当者、期日が重要なプロパティとして扱われます。また、タスクデータベースで自分に割り当てられたタスクをまとめて確認する仕組みも用意されています。
たとえばWebサイト制作なら、
プロジェクト：企業サイトリニューアル
の中に、
トップページデザイン
文章作成
画像準備
動作確認
といったタスクを登録します。
「仕事」というカテゴリーだけでは大ざっぱですが、プロジェクト名まで設定すると「どの案件の仕事か」がすぐわかります。
ただし、個人事業や一人で仕事をしている場合は、担当者を省略してもよいでしょう。
自分しかいないのに毎回「自分」を選択する作業は、あまり意味がありません。
テンプレートは使う人数によって変えることが大切です。
一人用をチーム仕様にしすぎない。
チーム用を個人向けにそのまま使わない。
自分の働き方に合わせて項目を減らしたり増やしたりしましょう。
勉強・資格取得に使えるタスク管理テンプレート
Notionのタスク管理は勉強にも向いています。
資格試験なら、試験日から逆算して学習内容を小さなタスクに分けます。
たとえば、
「英語を勉強する」
ではなく、
「単語帳1〜30を覚える」
「過去問2025年度を解く」
「間違えた問題を復習する」
と登録します。
おすすめの項目は、
-
学習内容
-
状態
-
期限
-
科目
-
優先度
です。
科目は「英語・数学・国語」などでも、「民法・行政法・憲法」などでも構いません。
さらに学習内容が大きい場合は、Notionのサブアイテム機能を利用して小さな作業へ分ける方法もあります。公式ヘルプでも、サブアイテムは大きな作業を個別の小さな作業に分けて管理するための機能として案内されています。
たとえば、
親：テキスト第3章を攻略する
子：3-1を読む
子：3-2を読む
子：例題を解く
子：復習する
という形です。
ただし最初から細分化しすぎる必要はありません。
まずは「今日何を勉強すればよいか」がわかる状態を作りましょう。
資格試験では学習時間を記録することより、「次にやる教材が決まっている」ことのほうが行動につながる場合も多いです。
勉強を始める前に悩む時間を減らす。それがタスク管理の役目です。
家事・プライベートにも使えるタスク管理テンプレート
Notionは仕事専用のツールではありません。
日常生活の「忘れやすいけれど必要なこと」を管理するのにも役立ちます。
たとえば、
-
粗大ごみを申し込む
-
免許を更新する
-
美容院を予約する
-
エアコンを掃除する
-
プレゼントを買う
-
サブスクを見直す
などです。
こうした予定は緊急ではないため、頭の中だけで管理すると忘れやすいものです。
おすすめ構成は、
タスク名
期限
カテゴリー
ステータス
の4つ。
優先度まで必要なければ外して構いません。
カテゴリーは、
家事
買い物
お金
手続き
予定
くらいにしておくと整理しやすいでしょう。
日付が決まっている用事はカレンダー表示にすると便利です。同じデータベースをテーブルとカレンダーなど異なる方法で確認できるため、別々の管理表を作る必要はありません。
「仕事用と私生活用はデータベースを分けるべき？」と迷う人もいます。
初心者なら、まずひとつにまとめてカテゴリーで分ける方法がおすすめです。
情報が少ない段階で管理場所を増やすと、「どこに入れるんだっけ？」と迷うからです。
数百件規模になり、本当に分けたい理由が出てから考えても遅くありません。
慣れてきたら試したいサブタスク・自動化・高度な機能
基本のタスク管理に慣れたら、少しずつ高度な機能を試してみましょう。
そのひとつがサブアイテムです。
大きな仕事を小さく分解できます。
たとえば、
「ブログ記事を公開する」
という大きなタスクを、
キーワード調査
構成作成
本文執筆
画像作成
最終確認
に分けられます。
Notionではサブアイテムを有効にすることで、親となる項目と、その下にある小さな項目を管理できます。
さらに依存関係も利用できます。
これは「Aが終わらないとBを始められない」といった作業のつながりを管理したいときに便利です。
また、データベース設定には自動化の項目もあります。利用できる機能やプランは変更される可能性があるため、実際に設定するときは自分のワークスペースで表示される最新の内容を確認しましょう。utm_source=chatgpt.com”>Notion)
ただし、高度な機能は「使えるから使う」のではなく、「困りごとを解決するために使う」ことが大切です。
大きな仕事を分解できず困った → サブアイテム。
作業の順番が複雑になった → 依存関係。
毎回同じ操作をしている → 自動化。
この順番なら、機能が増えても目的を見失いません。
Notionは非常に多機能ですが、全部を知る必要はありません。
自分が困った瞬間に、必要な機能をひとつ覚える。
それが最も無理のない上達方法です。
まとめ｜Notionのタスク管理は「5項目だけ」で十分始められる
Notionでタスク管理を始めるときは、最初から完璧なデータベースを作る必要はありません。
むしろ初心者ほど、機能を増やしすぎないことが大切です。
まずは、
-
タスク名
-
ステータス
-
期限
-
優先度
-
カテゴリー
この5項目だけで十分です。
そして、使いながら「今日のタスクだけ見たい」「仕事とプライベートを分けたい」「大きな作業を細かく分けたい」と感じたときに、フィルターやビュー、サブタスクなどを少しずつ追加していけば問題ありません。
Notionが続かない原因は、機能が難しいことよりも、最初から作り込みすぎて管理そのものが面倒になることです。
大切なのは、見た目がおしゃれな管理画面を作ることではありません。
Notionを開けば、次に何をすればいいのかすぐわかる状態を作ることです。
もし今、「Notionでタスク管理をしたいけれど、何から始めればいいかわからない」と感じているなら、まずは今日やることを3つだけ登録してみてください。
そこからステータスと期限を付けるだけでも、立派なタスク管理になります。
Notionは、最初から使いこなすものではなく、使いながら自分に合う形へ育てていくツールです。
難しく考えず、まずはシンプルに始める。
それが、初心者でも挫折せずNotionのタスク管理を続ける一番の近道です。
コメント Comments
コメント一覧
コメントはありません。
トラックバックURL
https://komidone.com/446.html/trackback